Déclaration de confidentialité

Version du 13.10.2026 · application Timbreuse (saisie du temps de travail)

Cette application enregistre votre temps de travail. Ce document explique quelles données sont enregistrées, pourquoi, qui y a accès, combien de temps elles sont gardées et quels sont vos droits, conformément à la loi fédérale sur la protection des données (nLPD).

1. Qui est responsable

Votre employeur est responsable du traitement : c'est votre employeur qui décide de l'utilisation de l'application et qui utilise vos données.
AOTech Sàrl, Rue de Gruyères 28, 1630 Bulle, fournit l'application et l'héberge pour le compte de votre employeur (sous-traitant, nLPD art. 9). AOTech n'utilise pas vos données pour ses propres besoins.

2. Données enregistrées

Votre compte : nom, prénom, adresse e-mail, rôle, mot de passe (enregistré sous une forme illisible), réglages de la double authentification.
Vos pointages : arrivée, pauses, départ, avec leur heure, le site éventuel (QR code scanné) et leur provenance (téléphone, pointage hors ligne, correction acceptée).
Votre position, au moment du pointage uniquement (voir point 4).
Sur une borne de pointage : votre NIP et votre badge (enregistrés sous une forme illisible) et, si votre employeur l'a activée, une photo prise au moment du pointage (voir point 5).
Votre temps de travail : contrat (taux, heures, jours travaillés, vacances), absences (type et dates, jamais de diagnostic médical), demandes de correction et d'absence, avec les décisions prises.
Données techniques : adresse IP et navigateur lors des connexions, journal des actions importantes (par exemple qui a accepté une correction), pour la sécurité et la traçabilité.

3. Pourquoi

Enregistrer la durée du travail et des pauses, comme l'exige la loi sur le travail (LTr art. 46, OLT 1 art. 73).
Calculer les soldes d'heures et de vacances, préparer les relevés mensuels et la paie.
Contrôler le respect des règles de la loi sur le travail (pauses, repos, durée maximale).
Assurer la sécurité de l'application et des comptes.

Seules les données utiles au rapport de travail sont traitées (CO art. 328b). Elles ne servent ni à la publicité, ni à un profilage, et ne sont jamais vendues.

4. Position (géolocalisation)

Votre position est lue uniquement à l'instant où vous appuyez sur un bouton de pointage. Elle n'est jamais suivie en continu : l'application ne surveille pas vos déplacements (OLT 3 art. 26).
Elle sert à vérifier que le pointage est fait sur un site de l'entreprise. Sont enregistrées : les coordonnées, leur précision et la distance au site.
Vous pouvez refuser l'accès à la position dans votre téléphone : le pointage reste possible, mais il peut être signalé à votre employeur comme pointage sans position.

5. Borne de pointage et photo

Sur une borne (tablette fixée sur un site), vous vous identifiez par votre NIP ou votre badge. Le pointage est rattaché au site de la borne, sans lire votre position.
Si votre employeur l'a activée, la borne prend une seule photo, au moment où vous appuyez sur le bouton de pointage. Aucune vidéo, aucune image en dehors de ce geste, aucune reconnaissance faciale. La borne l'indique clairement à l'écran.
But unique : vérifier, en cas de doute, que la personne qui a pointé est bien celle dont le NIP ou le badge a été utilisé. Aucune autre utilisation.
La photo est chiffrée et gardée 30 jours (ou la durée choisie par votre employeur, entre 7 et 90 jours), puis effacée automatiquement. Elle n'est gardée plus longtemps qu'en cas de demande de correction ou de litige, jusqu'à la décision.
Seul l'administrateur de votre employeur peut la voir, une photo à la fois, et chaque consultation est enregistrée. Vous voyez vos propres photos dans l'historique de vos pointages. Les relevés, les exports de l'entreprise (paie, fichiers CSV) et l'API n'en contiennent jamais ; seul l'export de vos propres données les contient.
Si la caméra ne fonctionne pas, votre pointage est enregistré quand même et simplement signalé « sans photo ».

6. Qui y a accès

Vous : vos pointages, votre relevé, vos soldes, vos demandes.
Votre employeur, selon le rôle : l'administrateur voit et gère tout ; un responsable voit les présences, les relevés et décide des demandes d'absence. Les données d'une entreprise sont strictement séparées de celles des autres entreprises clientes.
Vos collègues d'équipe : le planning publié de l'équipe (vos quarts, et vos jours d'absence sans leur motif), affiché en salle du personnel et, si votre employeur l'active, visible dans l'application. Jamais vos pointages, vos soldes ni vos demandes.
AOTech, uniquement pour l'exploitation technique et le support (maintenance, sauvegardes, résolution d'incidents). Ses comptes d'administration ne donnent pas accès aux pointages.

7. Où sont les données

Sur un serveur en Suisse (Infomaniak), avec des sauvegardes chiffrées quotidiennes en Suisse. Les e-mails de l'application (invitation, décisions) passent par un service d'envoi d'e-mails. Aucune donnée n'est transférée vers un pays sans protection adéquate.

Assistant de l'aide en ligne. Si vous posez une question à l'assistant, son texte est envoyé à Infomaniak (Genève), avec des extraits des manuels, pour rédiger la réponse. Les noms des personnes de votre entreprise, les adresses e-mail et les numéros de téléphone sont masqués avant l'envoi. La Timbreuse ne garde ni la question ni la réponse. L'assistant n'a accès à aucune de vos données (pointages, soldes, absences). Votre employeur peut le désactiver.

Résumé de paie par IA. Si votre employeur active cette option, l'administrateur ou la fiduciaire peut faire rédiger un résumé du mois avant la paie. Les chiffres du mois de chaque personne (heures dues et travaillées, solde, nuit, dimanches, absences, contrôles de la loi sur le travail) sont alors envoyés à Infomaniak (Genève), sous un pseudonyme : jamais votre nom, votre position ni vos pointages un par un. Le texte rédigé ne contient aucun jugement sur une personne ; il n'est pas enregistré, et ni la Timbreuse ni Infomaniak ne gardent les chiffres envoyés. Chaque résumé est inscrit dans le journal.

Notifications sur le téléphone. Si vous les activez dans votre profil, la Timbreuse envoie au service push de votre navigateur (Google, Apple, Mozilla ou Microsoft, hors de Suisse) un signal vide : il ne contient aucun texte ni aucune donnée sur vous, seulement l'adresse d'abonnement de votre appareil. Votre téléphone va ensuite chercher le texte de l'avis sur la Timbreuse ; ce texte est effacé dès qu'il est affiché, au plus tard après 48 heures. Vous pouvez les désactiver à tout moment, appareil par appareil.

8. Combien de temps

Les photos prises sur une borne sont effacées après 30 jours, ou la durée choisie par votre employeur (voir point 5).
Les données du temps de travail sont conservées 5 ans après la fin de leur validité, comme l'exige l'OLT 1 (art. 73), puis supprimées.
À la fin de votre emploi, votre compte est désactivé ; les données nécessaires aux obligations légales restent conservées jusqu'à la fin de ce délai.
Si votre employeur cesse d'utiliser la Timbreuse, elle passe en lecture seule le lendemain de la fin de son contrat avec AOTech : vous ne pouvez plus vous connecter, et seuls votre employeur et sa fiduciaire consultent encore les données. Votre employeur reçoit un export complet, qu'il conserve lui-même pour ses obligations légales. Selon son choix, les données restent ensuite dans une archive consultable par lui seul, ou sont effacées définitivement de la Timbreuse 90 jours après la fin de son contrat. Pour vos données, adressez-vous alors à votre employeur.

9. Sécurité

Connexion chiffrée (HTTPS), double authentification obligatoire pour les comptes qui gèrent l'entreprise, mots de passe jamais lisibles, accès séparés par entreprise et par rôle, journal des actions sensibles, sauvegardes.

10. Cookies et stockage sur le téléphone

Seuls les cookies indispensables sont utilisés (maintien de la connexion, protection des formulaires). Aucun cookie de mesure d'audience ou de publicité. Pour pointer sans réseau, l'application garde l'écran de pointage et les pointages en attente sur votre téléphone jusqu'à leur envoi ; ils sont effacés ensuite, et l'écran gardé est effacé à la déconnexion. Si vous activez les notifications, le téléphone garde aussi la clé qui lui permet de chercher leur texte ; elle disparaît quand vous les désactivez.

11. Vos droits

Obtenir les informations et une copie des données vous concernant ; une grande partie est consultable directement dans l'application (pointages, relevés, demandes).
Faire corriger une donnée inexacte : pour un pointage, par une demande de correction ; pour le reste, auprès de votre employeur.
Demander l'effacement de données qui ne sont plus nécessaires, dans les limites des obligations légales de conservation.
Adresser une réclamation au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Pour exercer vos droits, adressez-vous à votre employeur. Pour une question technique sur l'application : AOTech Sàrl, info@aotech.ch.

12. Modifications

Si cette déclaration change, l'application vous demande d'en prendre connaissance à nouveau.